Guide pour organiser un EVJF parfait - Enterrement vie de jeune fille - bachelorette party - bridal shore - Blog Mariage - Le Carnet Blanc

Le guide pour organiser un EVJF parfait !

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Organiser un EVJF parfait ne se résume pas à partir à loin, à la quantité d’activités proposées ou un budget élevé. L’EVJF parfait c’est l’organisation d’un évènement pour une future mariée qui lui ressemble. Vous êtes probablement témoin, demoiselle d’honneur, ou membre de la famille proche de la future mariée. Et vous souhaitez lui préparer une fête pour célébrer son enterrement de vie de jeune fille. Dans ce cas bienvenue ! Et ne vous inquiétez pas il n’y a rien de sorcier si l’on a toutes les clés d’organisation en main ! A travers cet article j’ai essayé de résumer comment organiser un EVJF parfait étape par étape. L’intérêt pour vous sera de le préparer en toute simplicité et efficacité. Car comme toute organisation d’un évènement, si on ne sait pas où commencer cela peut s’avérer un véritable casse-tête !

Les invités de l’EVJF

Le premier point à déterminer est aussi le plus important : les invités. En effet, le nombre que vous serez influencera le budget, le choix des dates, l’hébergement, les activités possibles et le transport. En bref, c’est le pilier de l’organisation d’un EVJF. De manière générale, vous pouvez facilement vous retrouver à 6/8 personnes voire 10 en comptant la mariée. Au-delà de 10 personnes rien est impossible. Il sera simplement plus compliqué de trouver une date qui convienne à tout le monde et un hébergement adéquat.

Quoiqu’il en soit c’est le rôle de la mariée de vous fournir sa liste d’invités. (Et oui, elle a bien quelque chose à organiser quand même pour son EVJF !). Demandez-lui avec cette liste les numéros de téléphone ou adresse mail de chacun. Et également de vous indiquer la relation qu’elle a avec cette personne : soeur, cousine, amie d’enfance, amie de la FAC, collègue etc…

A partir de cette liste d’invités, votre rôle devra de créer un groupe Facebook et/ou WhatsApp. Le but est d’échanger, faire connaissance et leur transmettre les informations plus rapidement que par email. Il faudra élire une personne pour être le décideur, de préférence la personne la plus proche de la mariée. Cela facilitera la prise de décisions et cette personne sera en charge de toutes les réservations et du programme.

La date

Maintenant que vous avez créé le groupe EVJF en prenant soin d’évincer la mariée des discussions, vous pouvez à présent fixer une date. Alors autant vous dire que les invités c’est le point le plus important mais la date c’est souvent le plus compliqué. Je vous donne les étapes pour convenir de la meilleure date possible. Ce qui ne veut pas dire que vous réussirez à satisfaire tout le monde malheureusement…

  1. Demander aux mariés de vous donner 5 dates où ils sont disponibles
  2. Faîtes un sondage sur votre groupe invités EVJF et demandez aux autres de cocher TOUTES les dates auxquelles ils sont disponibles
  3. Choisissez la date où la majorité est présente et vérifiez que les personnes les plus importantes sont disponibles (Frères/soeurs et témoins ou amis très proches)
  4. Discutez en privé avec les personnes qui ne sont pas disponibles à la date choisie pour savoir s’ils peuvent se libérer.
  5. Validez la date en créant l’évènement sur le groupe Facebook

Si tout se passe bien vous aurez au maximum 1 à 2 personnes absentes. C’est pour cela qu’il est très important de prévoir le plus longtemps possible à l’avance et l’idéal c’est 3 à 5 mois à l’avance.

Je vous donne quelques astuces et conseils supplémentaires pour faciliter le choix de la date :

  • Ne surtout pas organiser l’EVJF la semaine avant le mariage (les mariés auront certainement des préparatifs à finaliser). Privilégiez au moins 3 semaines avant à 2 mois avant le mariage.
  • Analyser le calendrier en fonction des dates données : vacances scolaires, jours fériés, anniversaires etc… cela vous aidera si vous souhaitez prolonger le week-end ou partir en fonction du budget.
  • Choisissez si vous mettez le marié dans la confidence (si garde d’enfants par exemple). Ou entendez-vous avec le groupe de l’EVG pour connaître la date pour le futur marié. De cette façon vous pourrez mieux vous organiser et laisser les deux mariés avoir la surprise.
  • Imposer une deadline pour répondre au sondage sur le groupe concernant les dates disponibles. En une semaine normalement tout le monde a le temps de faire le point sur son calendrier personnel. Rappelez-vous plus vous choisissez la date tôt moins ce sera compliqué pour la suite.

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Le budget 

On attaque la partie budgétaire qui va être primordiale pour la suite des étapes. Une fois la date fixée et actée, c’est le moment de demander le budget que chacun est prêt à débourser pour l’EVJF. Je vous invite à recréer un sondage sous forme de fourchettes de coût : moins de 100 euros, entre 100 et 200 euros, entre 200 et 300 euros et plus de 300 euros par exemple. En moyenne un week-end EVJF coûte à chaque invité environ 150 euros par jour.

Une fois que tout le monde a répondu, vous vous concentrerez sur le choix de la majorité. Cependant si une ou plusieurs personnes ont répondu en dessous du budget choisi prévoyez la fourchette basse du montant. Il faut respecter les budgets de chacun en revanche personne ne sera contre débourser 20 à 30 euros de plus si besoin. Par exemple si la majorité choisit un budget de plus de 300 euros et que quelques-uns ont choisi entre 200 et 300 euros, n’allez pas au dessus de 320 ou 330 euros.

Quelques astuces supplémentaires pour fixer un budget EVJF :

  • Laissez encore une fois 1 semaine aux personnes pour répondre au sondage.
  • N’oubliez pas qu’il faudra payer la part de la mariée ! Et donc diviser le budget en fonction du nombre d’invités.
  • Précisez aux invités ce qui est compris dans ce budget : transport (péages, essence, billets de train ou avion, taxis, navettes, voiture de location), hébergement, activités, repas, accessoires ou jeux.
  • Ne pas compter dans le budget les boissons en soirée, cela dépend de chacun. A la limite incluez seulement le prix de l’entrée en boite si nécessaire.

Enfin une fois le budget fixé et accepté par tous, faîtes une cagnotte. Cela vous évitera d’avancer les frais pour 10 personnes. Je ne vous conseille pas les cagnottes en ligne car elles prélèvent des frais de participation de 4 à 6 % du montant. Privilégiez PayPal qui est génial et sécurisé. Ou les règlements immédiats comme Lydia ou Pumpkin (applications sur téléphone).

Les envies et les interdits de la mariée pour organiser son EVJF parfait

Pour organiser l’EVJF parfait, il faut surtout qu’il soit parfait pour la future mariée. Personne n’a envie qu’elle s’ennuie ou qu’elle veuille vite rentrer chez elle. Là est votre mission principale : Faire en fonction des goûts et des envies de la future mariée. Il y a 3 règles à respecter : Pas d’humiliation, Pas de stress, Que du plaisir ! Le but est qu’elle se sente bien et à l’aise toute la durée de l’EVJF. D’ailleurs le but finalement c’est qu’elle soit détendue et qu’elle ne pense plus aux préparatifs de mariage.

C’est pour cela qu’avec la liste des invités que la future mariée vous communiquera, il faudra à votre tour lui joindre un petit questionnaire très simple. Le but est de connaître ses envies et ses interdits pour adapter aux mieux l’ambiance générale de l’EVJF. Dans ce questionnaire, libre à vous de lui demander ce qu’elle aime, ce qu’elle ne veut absolument pas, ce qu’elle aimerait essayer, comment elle perçoit son EVJF : cocooning, aventure, sportif, ou fiesta ?

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Combien de temps et où partir ? 

Le plus immédiat va être de choisir le format de l’EVJF. La durée du séjour va dépendre du budget et de la disponibilité de chacun sur plusieurs jours. Et organiser un EVJF parfait ne veut pas dire partir longtemps. Pour les petits budgets, privilégiez une journée complète + la soirée à moins de 2h de route. Pour les budgets limités, choisissez le format 1 jour et 1 nuit de 2 à 4 heures de route. Enfin pour le format week-end, vous pouvez partir un peu plus loin voire partir en avion.

Commencez par créer un nouveau post Facebook dans votre groupe pour faire un brainstorming d’idées !

  • En France ou à l’étranger ?
  • A la plage, dans une grande ville, à la campagne ou à la montagne ?
  • 1 jour, 2 jours et 1 nuit, 3 jours et 2 nuits ?
  • Faut-il poser une journée de congés, si oui qui peut le faire ?
  • De quelle ville partent les invités ?
  • Qui a une voiture ?

N’hésitez pas à comparer les prix, certaines villes coûtent plus chères sur place concernant l’hébergement, les activités ou les restaurants. Suivant le budget et les envies de chacun vous ne pourrez pas partir 1 semaine à Las Vegas pour enterrer la vie de jeune fille de votre meilleure amie. D’autant plus que ça ne fait pas rêver tout le monde. Cependant il est parfois moins cher de prendre un avion pour partir en Espagne que d’aller passer le week-end à Paris.

L’hébergement

En moyenne l’hébergement représente 1/3 du budget de l’EVJF. C’est pour ça qu’il est essentiel et de bien le choisir pour comparer les prix.

Voici les possibilités qui s’offrent à vous en fonction de votre budget et de la ville de l’EVJF :

  • Hôtels : le plus simple et efficace mais aussi le plus coûteux. Vous avez juste à poser vos valises, pas la peine de ranger ou nettoyer en partant. Cependant, les chambres seront séparées si vous êtes nombreuses et il sera plus difficile de vous retrouver dans une pièce commune.
  • Auberges de jeunesse : C’est la solution la moins couteuse, elle très souvent choisie pour les voyages à l’étranger pour les EVJF qui ont prévu de faire la fête tout le week-end. On rentre uniquement pour dormir et c’est très bien comme ça !
  • Maison, villas ou appartements à louer : C’est top car c’est la seule façon de se retrouver toutes ensembles et profiter d’un endroit privatisé. Le coût peut s’avérer relativement faible si vous êtes nombreux à participer. Vous pouvez très bien aussi demander si l’un d’entre vous possède une maison de famille assez grande pour vous accueillir. Dans ces cas-là n’oubliez pas de demander s’il faut prévoir les draps et les serviettes qui sont très souvent pas inclus dans la location.
  • Hébergements originaux ou insolites : de plus en plus de groupes privilégient des campings en bungalow, des cabanes dans les arbres, des péniches etc… Souvent le coût est plus élevé mais l’expérience est top !

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Le transport 

Vous avez choisi la date et le lieu de l’EVJF ! C’est parfait. Il est temps de prévoir tous les transports et d’évaluer le coût. Comme dans toute organisation il faut tout prévoir au millimètre près, je vous propose ces quelques conseils :

  • Voiture : aucun souci particulier, vous allez du point A au point B. Les coûts à prévoir sont : l’essence, le péage, le parking si nécessaire. Organisez vous pour faire du covoiturage en demandant : qui prend sa voiture, combien de personnes par voiture, lieu de départ pour chacun etc..
  • Train ou Bus : Si vous partez tous du même endroit, prenez tous les billets en même temps pour être assis à côté. Prévoyez les coûts pour le parking à la gare de départ et la navette ou le taxi jusqu’à l’hébergement à l’arrivée aller et retour. Si vous ne partez pas tous de la même ville, arrangez-vous pour arriver aux mêmes heures cela facilitera le début des festivités.
  • Avion : Privilégiez un départ du même aéroport et indiquez la destination à la future mariée seulement sur place. Surprise assurée ! Pensez au coût du parking de l’aéroport, le prix des billets d’avion et la navette ou le taxi en sortant de l’aéroport aller et retour.

Les activités 

Concernant les activités il est obligatoire d’en prévoir au moins une ! C’est ces moments tous ensemble qui vont vous permettre de vous rapprocher et créer des souvenirs.

Vous pouvez opter pour un ou plusieurs types d’activités selon vos envies et votre budget :

  • Des activités détente : Plage, massages, piscine, spa…
  • Les activités souvenirs / jeux : séance photos, escape game, jeux entre amis…
  • Une activité physique : Surf, bowling, rafting, canyoning…
  • Activités gastronomiques : Ateliers cuisine, ateliers cocktail…
  • Et les activités nocturnes : bridal shower, sorties en boite, bar dansant…

De manière générale, évitez les temps morts par exemple une après-midi sans activités ou sans rien de prévu en particulier peut s’avérer très long. Mais ne surchargez pas le planning non plus, pensez à la durée des repas, les grasses matinées, les temps de préparation (habillage, maquillage, douche etc..). Tout est une question d’équilibre. Dans la préparation des activités, cela inclut les repas : nom et type de restaurant choisi pour faire la réservation à l’avance, courses à faire à l’avance si petit-déjeuner ou repas à la location. Tout doit être prévu car personne n’a envie de se taper les courses après les activités et il y a peu de chances que les meilleurs restaurant acceptent des tables de 10 personnes le jour J.

Une fois de plus, prévoyez un post Facebook dans le groupe pour faire un brainstorming d’idées d’activités. L’idéal est que tout le monde puisse participer et surtout la mariée. Ne prévoyez pas des manèges à sensations si les invités détestent ça. Faites des propositions et constatez si les invités sont tous partants !

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Les derniers détails à prévoir pour organiser l’EVJF parfait

Comme pour chaque évènement, tout est dans le détail. Si vous souhaitez organiser l’EVJF parfait ce sera l’occasion de montrer que vous avez tout prévu.

Je vous donne donc la liste des dernières choses à prévoir pour ce séjour unique.

  • Le programme : il est obligatoire. Il sera à transmettre à tous les invités 1 semaine avant le départ pour que chacun est le temps de préparer une valise adaptée au séjour. De cette façon le rythme sera fluide et tout le monde sera au courant du déroulé. Il n’y aucune obligation de le donner à la mariée sur place. C’est à vous de voir !
  • La valise de la mariée : dans le meilleur des cas, ce sera votre rôle de vous occuper de la valise de l’EVJF de la mariée. Pour s’assurer qu’elle n’oublie rien et que les tenues seront en cohérence avec les activités. Vous pouvez également demander au marié de préparer la valise de de sa future femme mais pensez à bien lui communiquer le programme ou une liste des affaires à mettre.
  • Les accessoires : Je ne parle pas forcément de déguisements, mais plutôt des tenues ou accessoires qui vont animer votre séjour. Des t-shirts « Bride » et « Bride squad », des chapeaux personnalisés, une écharpe future mariée…
  • Les jeux : Si vous avez prévu un quizz sur la future mariée à faire tous ensemble, ou un cadeau de la part de la team EVJF c’est le moment de le mettre dans la valise
  • Les courses : Ce n’est pas la partie la plus fun mais il est possible que certains repas soient prévus dans la location comme le petit déjeuner, ou le repas du midi par exemple. Pensez à tout pour ne pas refaire des achats durant le week-end : Alimentation, Alcool et softs principalement.

Voilà, j’espère que cet article vous aidera à y voir plus clair dans la préparation d’un EVJF. Je prépare à l’occasion de cette publication un kit complet pour organiser l’EVJF parfait qui sera disponible prochainement dans la boutique !

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Le carnet blanc

Pauline Fort Tiracci
Pauline Fort Tiracci

Coach Mariage & Wedding Planner

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1 commentaire

  1. Coucou l’article est intéressant, merci pour votre partage !!

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