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La liste des outils indispensables pour l’organisation de son mariage

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Que ferions nous sans les outils qui nous aide à être plus efficace et gagner du temps sur les préparatifs de mariage ? Aujourd’hui j’avais envie de vous partager les miens que j’utilise en tant que Wedding Planner. Mais que chaque futurs mariés a besoin pour organiser son mariage. La plupart du temps, vous ne savez pas forcément ce dont vous avez besoin pour vos préparatifs. Et donc vous avez tendance à commencer l’organisation un peu en décousu et vous perdez du temps. Bien sûr, c’est normal de se lancer dans les préparatifs sans vraiment savoir ce qui nous attend et dont on aura vraiment besoin. Du coup ça devient vite le festival de feuilles volantes rejoint par un mur de post-it. Sans compter le nombre infini de captures d’écran sur votre téléphone ou le chaos du dossier mariage sur l’ordinateur. A travers cet article, mon but est de vous montrer ce dont vous avez réellement besoin sans plus attendre. Et je suis sûre que vous gagnerez un temps fou sur vos préparatifs et que vous vous sentirez plus sereins grâce à la clarté de l’organisation. Sans plus attendre, voici ma liste des outils indispensables pour l’organisation de son mariage.

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Les outils du quotidien 

L’agenda

La pièce centrale de l’organisation de votre mariage. Je vous conseille un agenda papier plus que digital. Tout simplement parce que vous pouvez noter, griffonner, et poser toutes vos pensées au même endroit. A vous de voir si vous préférez prendre un agenda dédié uniquement à l’organisation de votre mariage. Mon conseil est d’inscrire tous vos rendez-vous prestataires, tous les petits détails à ne pas oublier et les tâches à avancer chaque semaine.

La papeterie

Si vous êtes comme moi une Addict de la papeterie en général vous allez adorer ! C’est l’occasion de vous munir de vos plus beaux stylos, surligneurs pastels et mini post-it de couleurs. Ils vont vous permettre de mettre en évidence vos priorités. N’oubliez pas de vous procurer un organiseur pour ranger vos factures, devis et contrats importants.

La boite à inspirations

Elle prend la forme d’une boite à chaussures classique. C’est un peu votre coffre aux trésors des préparatifs. Dans cette boite vous pourrez ranger des objets, des tissus, des coupures de magazine, des fils et rubans etc… Toutes les choses qui vous inspirent et qui sont plus volumineuses qu’une simple feuille de papier. Elles sont une partie de votre moodboard et thème de mariage.

Les outils digitaux indispensables pour organiser votre mariage

Les réseaux sociaux

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Merci quand même le XXIème siècle, de nous permettre d’avoir autant d’inspirations et de conseils à portée de main. C’est un véritable gain de temps pour vos préparatifs. Le premier réseau social essentiel est Pinterest. C’est la banque d’images gratuite la plus facile à utiliser lorsque vous préparez votre mariage. Tout comme un moteur de recherche vous indiquez des mots clés et c’est des milliers de résultats qui s’affichent instantanément. L’avantage de Pinterest c’est qu’une fois inscrit vous pouvez ranger, catégoriser et sauvegarder toutes vos idées et inspirations de mariage.

Ensuite, sans surprise je vous recommande Instagram. Bien sûr, vous retrouverez aussi des milliers d’inspirations mais pas seulement. Vous pourrez tomber sur des professionnels du mariage qui partage leur portfolio, leurs expériences, leurs conseils. Ce sera l’occasion aussi de partager, discuter et s’entraider avec des milliers d’autres futures mariées. Et croyez-moi, sur Instagram, il y a une forte communauté de bridetobe qui se créer un compte spécialement pour leur mariage où elles partagent leurs inspirations, leurs DIY, leurs conseils.

Les sites spécialisés mariage

Je souhaitais dire quelques mots sur Etsy. Tout simplement parce que ce site est une vraie mine d’or. C’est une plateforme de vente internationale où des artisans vous proposent leurs créations DIY. Ils fabriquent pour vous décoration, papeterie, cadeaux invités etc… C’est un carrefour de la création, du fait-maison personnalisable proposé par des entrepreneurs spécialisés pour chaque élément de déco du mariage.

Les blogs mariage, entre shooting d’inspirations, vrais mariages, conseils, astuces, outils et informations sur l’actualité du secteur et de l’organisation de mariage, vous allez avoir de la lecture ! L’avantage c’est que ces blogs dénichent pour vous les bons plans, les meilleurs conseils pour vous aider dans l’organisation de votre mariage. Je vous invite à suivre le mien chaque semaine avec un nouvel article, un nouvel épisode de podcast et des conseils exclusifs dans votre boite mail !

Les logiciels gratuits

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Le premier c’est Excel ! C’est un peu mon meilleur ami, je m’en sers tous les jours parce qu’il est juste magique quand on parvient à le dompter. Bien sûr je ne vous invite pas à vous transformer en pro sur Excel. Mais la plupart de mes outils d’organisation pour votre mariage fonctionnent avec Excel, et la bonne nouvelle c’est qu’ils sont déjà construits de A à Z et automatisés vous avez juste à remplir vos informations essentielles et hop des heures gagnées !

Voilà un autre de mes chouchous : Canva. C’est une plateforme de design en ligne gratuite et super simple d’utilisation. Idem, je m’en sers quotidiennement et elle pourra vous servir pour créer des visuels : Save the date, affiches, logo des futurs mariés. C’est l’occasion pour votre de créer visuellement la charte graphique de votre mariage. Je vous conseille d’ailleurs de faire votre moodboard directement dessus

Mes outils de wedding planner essentiels

La check-list globale

Elle recense toutes les tâches à effectuer pendant vos préparatifs et être sûrs de ne rien oublier. La check-list permet aussi de voir votre avancée dans votre organisation de mariage. Elle regroupe des centaines de tâches plus ou moins importantes en précisant à qui elles incombent, l’échéance pour les réaliser, et à quelle catégorie des préparatifs elles appartiennent. Par définition la check-list doit avoir un statut : Pas commencée, en cours ou terminé. Et à mesure que vous effectuez les différentes tâches : elles s’effacent, se rayent ou se cochent pour vous laisser une véritable sensation de satisfaction.

Le retroplanning

L’outil magique dont tout le secteur de l’évènementiel a besoin. Donc pourquoi pas vous ? Il s’agit purement et simplement de retranscrire visuellement la check-list global. Le retroplanning vous permet de voir mois par mois ce dont vous devez vous occuper. Vous avez immédiatement toutes les échéances à venir de manière très visuelle. Je le considère comme le panorama des préparatifs de l’organisation de mariage sur 1 an.

Tableau de bord budget

Il est important de rappeler la nécessité de prévoir un budget pour son mariage. Et je ne parle pas uniquement d’un montant à décider à deux. Pour gagner du temps, et constater l’avancée de vos préparatifs d’un point de vue financier vous devez être en mesure de suivre votre budget quotidiennement. Grâce à un tableau de bord vous serez capable de voir le montant déjà dépensé, ce qu’il vous reste de disponible, les frais liés aux prestataires et le statut des paiements, vos achats en décoration, tenues et accessoires.

La liste invités

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C’est l’un des premiers outils que j’ai crée et proposé sur le blog pour l’organisation de votre mariage. Grâce à ce fichier Excel vous avez un tableau de bord complet des informations de vos invités. En un coup d’oeil vous avez accès au nombre d’adultes et d’enfants pour chaque moment de la journée (Cérémonies, Vin d’honneur, Dîner et Soirée). Bien entendu, le tableau est déjà conçu et automatisé votre rôle sera simplement d’entrer le nom et prénoms de vos invités. Cette liste d’invités sert aussi à la préparation de l’envoi des faire-part à vos convives.

Le moodboard

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C’est l’outil qui vous suivra partout dans vos préparatifs de mariage. Il reflète la ligne conductrice de votre mariage c’est à dire votre style, votre thème et votre détail clé. Son but est de faire comprendre à vos prestataires l’ambiance et l’atmosphère que vous souhaitez pour votre mariage. J’ai préconçu pour vous un format de moodboard sur canva Vous n’avez plus qu’à ajouter des photos d’inspirations et à l’imprimer ou le conserver sur votre téléphone.

Le calculateur automatique de boissons

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Voici un outil qui m’a donné du fil à retordre au moment de sa création. Je sais à quel point vous avez du mal à estimer le nombre de bouteilles de champagne, de vin et d’eau dont vous allez avoir besoin le jour J. C’est pour ça que j’ai crée un outil qui calcule automatiquement pour chaque boisson la quantité nécessaire. Votre rôle est simplement de préciser votre nombre d’invités pour chaque moment de la réception (vin d’honneur, dîner et soirée) puis d’indiquer le type de boissons que vous souhaitez proposer. Et hop, c’est magique, en première page toutes les quantités vous sont dévoilées.

Le questionnaire des prestataires pour votre mariage

Je devrais plutôt dire les questionnaires, parce que vous n’avez pas besoin des mêmes informations suivant le prestataire choisi. Pour vous aider à trouver les meilleurs prestataires pour votre mariage, vous allez devoir leur poser des questions essentielles. Le but est d’être certain de choisir le bon professionnel en fonction de votre budget, de vos envies, de la qualité du service proposé. A ces questionnaires s’ajoutent une liste d’informations à fournir de votre part pour que la prestation soit une réussite.

Le recensement de la décoration

Maintenant, je souhaite vous parler d’un outil sous utilisé alors qu’il fait gagner un temps considérable. Au cours de vos préparatifs, vous allez accumuler les idées et les achats décoration pour sublimer votre Jour J. Il sera important de créer un document qui recense tous ces éléments de décoration par catégorie (Déco cérémonie, déco voiture, déco vin d’honneur, déco réception, déco tables) en précisant leur quantité. De cette façon le Jour J, la mise en place sera incroyablement efficace et les personnes présentes pourront facilement venir en aide à l’installation.

Le plan de table

Le plus casse-tête des outils de l’organisation de mariage fait son entrée. Je sais à quel point il est difficile d’imaginer si le courant va passer entre vos invités assis à la même table. Entre les personnes qu’il ne faut pas séparer, ceux qui ne doivent pas être côte à côte, les personnes seules et la volonté de maman à prendre compte. Vous allez certainement devoir faire et refaire votre plan de table à plusieurs reprises voire même à la dernière minute. Je vous conseille de site : Mes Hôtes qui vous permet de construire votre plan de table en ligne en fonction du format de la table et de la disposition de la salle. Un plan de table modifiable facilement et à l’infini.

Le kit de survie de la mariée

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Autre outil indispensable, Il s’agit de préparer un kit de secours pour veiller au confort de la future mariée. Il faudra commencer la préparation au minimum deux semaines avant le mariage. A l’intérieur je vous récapitule ce dont vous avez besoin de garder près de vous : maquillage, produits d’hygiènes, pharmacie, couture, cheveux, ongles, vêtements de rechange, alimentation, électronique et tout les documents importants.

La check-list de J-3 à J+3

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Le compte à rebours est presque terminé et le stress des préparatifs se fait ressentir. Bien sûr les trois derniers jours avant le mariage seront intenses pour l’installation et dans la précipitation vous risquez d’oublier des choses. C’est pour cette raison que cette check-list est indispensable. Elle vous permettra de vous guider quotidiennement jusqu’au jour J pour être certains de ne rien oublier. Vous pourrez ajouter à cette liste préconçue un certain nombre de tâches supplémentaires concernant votre mariage. Préparez là bien à l’avance et tout se passera comme sur des roulettes

La feuille de route du jour J

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L’un des outils d’organisation de mariage le plus important des préparatifs : la feuille de route du Jour J ! C’est le planning minute par minute de la journée du mariage. Il indique les départs et arrivées des différents prestataires, les heures de cérémonie, le planning de tâches pour la mariée, le marié et les témoins. Et il recense également toutes les informations essentielles des prestataires : coordonnées, paiements à effectuer le jour J, noms des personnes référentes…

 

Tous ces outils pour l’organisation de votre mariage seront présents dans le programme en ligne dédié aux futurs mariés dès le mois de Janvier. En réalité vous retrouverez une vingtaine d’outils : tableau de bord, check-list, to do list, modèles à personnaliser etc.. Tout ça réunit au coeur d’un journal de bord qui sera offert avec l’achat du programme en ligne.

Le carnet blanc

Pauline Fort Tiracci
Pauline Fort Tiracci

Coach Mariage & Wedding Planner

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